اینستاگرام به حساب‌های تجاری و سازندگان محتوا روش‌های مختلفی برای مدیریت صندوق ورودی شلوغ پیام‌ها ارائه می‌دهد و دو موردی که بیش از همه با هم اشتباه گرفته می‌شوند، پاسخ‌های سریع (Quick Replies) و ابزارهای خودکارسازی (Automation Tools) هستند. تفاوت اصلی در این است که چه کسی پیام را ارسال می‌کند. با پاسخ‌های سریع، شما یک قالب ذخیره‌شده را وارد کرده و خودتان آن را ارسال می‌کنید. با ابزارهای خودکارسازی، پیام پس از انجام یک واکنش از سوی دنبال‌کننده، مانند کامنت کردن یک کلمه کلیدی یا پاسخ به استوری، به صورت خودکار ارسال می‌شود.
پاسخ‌های سریع سقف مشخصی دارند و با افزایش حجم پیام‌ها، هنگامی که می‌خواهید به کامنت‌ها و همچنین دایرکت‌ها پاسخ دهید، یا زمانی که به پاسخ‌دهی در طول شب نیاز دارید، به آن سقف برخورد می‌کنید. فراتر از آن نقطه، قالبی که به صورت دستی وارد می‌کنید دیگر کفایت نمی‌کند.
کاربرد پاسخ‌های سریع اینستاگرام
پاسخ‌های سریع که اینستاگرام اکنون آن‌ها را پاسخ‌های ذخیره‌شده (Saved Replies) می‌نامد، الگوهای متنی قابل استفاده مجدد برای دایرکت‌های شما هستند. شما یک بار پیام را می‌نویسید، برای آن یک میانبر تعریف می‌کنید و هر زمان که نیاز داشتید، آن را وارد مکالمه می‌کنید. اینستاگرام ممکن است با تایپ کردن میانبر، یک پاسخ همخوان را پیشنهاد دهد و پیام تنها زمانی ارسال می‌شود که خودتان دکمه ارسال را بزنید.
این قابلیت برای حساب‌های تجاری و سازندگان محتوا از طریق صندوق ورودی حرفه‌ای (Professional Inbox)، عمدتاً در اپلیکیشن موبایل اینستاگرام در دسترس است. افراد معمولاً آن‌ها را برای موارد زیر ذخیره می‌کنند:
- جزئیات قیمت و پکیج‌ها
- ساعات کاری و لوکیشن
- دستورالعمل‌های رزرو
- سیاست‌های ارسال و مرجوعی کالا
- اطلاعات همکاری
- متداول‌ترین سؤالات شما
- درخواست ایمیل، شماره سفارش یا سایر جزئیات
پاسخ‌های ذخیره‌شده سریع تنظیم می‌شوند و به شما اجازه می‌دهند حتی زمانی که با سرعت کار می‌کنید، پاسخ‌ها را شخصی‌سازی کنید. این الگو به شما یک نقطه شروع می‌دهد که می‌توانید پیش از ارسال، آن را شخصی‌سازی کنید؛ این همان چیزی است که برای یک مکالمه واقعی نیاز دارید.
محدودیت‌های پاسخ‌های سریع
پاسخ‌های ذخیره‌شده ارسال هر پیام را سریع‌تر می‌کنند، اما از حجم پیام‌هایی که مدیریت می‌کنید نمی‌کاهند. شما همچنان هر مکالمه را باز می‌کنید، متن را می‌خوانید، الگوی مناسب را انتخاب می‌کنید و دکمه ارسال را می‌زنید. الگوهای مشخصی نشان می‌دهند که شما به حد مجاز رسیده‌اید:
- دایرکت‌های تکراری: تایپ کردن هرگز بخش کند ماجرا نبوده است، زیرا باز کردن هر مکالمه و انتخاب پاسخ مناسب، دقایق زیادی را تلف می‌کند. مدیریت تعداد کافی از آن‌ها به بخش قابل‌توجهی از روز شما تبدیل می‌شود که هیچ قالبی آن را پوشش نمی‌دهد.
- درخواست‌های بی‌جواب در کامنت‌ها: هنگامی که یک ریلز منتشر می‌کنید و از افراد می‌خواهید برای دریافت لینک یک کلمه را کامنت کنند، پاسخ‌های ذخیره‌شده کمکی نمی‌کنند؛ زیرا آن‌ها فقط درون دایرکت‌ها کار می‌کنند. هر کامنت به معنای باز کردن یک اعلان، پیدا کردن صندوق ورودی آن فرد و چسباندن دستی لینک است.
- پیام‌های شبانه: دنبال‌کنندگان در مناطق زمانی دیگر زمانی که شما خواب هستید پیام می‌دهند و پاسخ ذخیره‌شده‌ای که در تلفن شما نشسته است، به خودی خود ارسال نمی‌شود. تا صبح معمولاً اشتیاق از بین رفته است.